İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler

İşçi özlük dosyasında bulunması gerekenler nelerdir? 4857 sayılı İş Kanunu ile işverenler açısından zorunlu halen düzenlemelerden birisi de işverenin her işçi için ayrı ayrı olarak işçi özlük dosyası tutması gerekliliğidir.

İşveren personel özlük dosyası tutması yanında bu özlük dosyasını saklamak ve gerektiğinde yetkililere sunmak mecburiyetindedir. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ile hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunduğu bilgileri açıklamamakla da yükümlüdür. Ancak işçi özlük dosyası düzenlemeyen, işçi özlük dosyasında bulunması gerekenleri hazır etmeyenler hakkında idari para cezası uygulanmaktadır.

İşçi özlük dosyası düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline idari para cezası verilir. Söz konusu idari para cezası 2016 yılı için 1.560 TL dir. Aynı şekilde dosyada bulunması gereken belgelerin bulunmaması, hatalı olması ya da talep edilmesi halinde ilgili kurumlara sunulmaması halinde de işveren idari para cezası ödemek durumunda kalacaktır. İş müfettişlerine gerekli belge ve bilgileri vermemek de bu kapsamda değerlendirilecek olup cezası 2016 yılı itibari ile 14.160 TL dir. Bu sebeple işveren/işveren vekilleri işçi özlük dosyası düzenleme ve içerik koşullarını sağlamak bakımından dikkatli olmalı , dosya içeriğinde yer alan bilgilerin güncelliğini düzenli olarak kontrol etmelidir.

İşçi özlük dosyasında bulunması gerekenler; firmalara, işin özelliğine ve işin niteliğine bağlı olarak değişse de temel olarak işçi özlük dosyasında bulunması gerekenler değişmemektedir. Ayrıca sadece işe girişte değil kişi işe devam ettiği sürece personel özlük evrakları takip edilerek güncel değişimler personel özlük dosyasına işlenmesi gerekmektedir.

İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler (Evraklar)

Her işçi için personel özlük dosyasında bulunması gerekenler firmalara, işin özelliğine ve işin niteliğine bağlı olarak değişse de temel olarak işçi özlük dosyasında bulunması gerekenler şunlardır;

1. İşçiye ait kimlik bilgilerini gösteren belgeler (nüfus cüzdanı fotokopisi, nüfus kayıt örneği, ikametgâh belgesi),
2. İşçinin diploması,
3. İşçinin iki adet resmi,
4. İşçinin adli sicil kaydı,
5. İşçi erkek ise askerlik durumunu gösteren belge,
6. İşçinin ailesinin durumunu gösteren belgeler(bakmakla yükümlü olduğu kişilerin kimlik fotokopileri),
7. İşe başvuru formu,
8. İşe giriş bildirgesi,
9. Evli olduğu takdirde evlilik cüzdanı fotokopisi,
10. Referans mektupları, Cv’si,
11. İşçinin özgeçmişi,
12. İşçi ile işveren arasında yazılı sözleşme yapıldı ise yazılı sözleşme,
13. İşçi ile işveren arasında yazılı sözleşme yapılmadı ise işe alındıktan sonra en geç iki ay içinde işçiye verilmesi zorunlu olan çalışma koşullarını içeren imzalı belge,
14. Sağlık raporu, kan grubu kartı ve periyodik muayenelere ilişkin rapor,
15. İşin niteliğine göre ağır ve tehlikeli işlerin söz konusu olduğu hallerde bunu belirten belge,
16. İşin niteliği uzmanlık gerektirdiği durumlarda uzmanlığını gösteren sertifika fotokopisi (Ustalık belgesi, vb.),
17. Yabancı uyruklu bir işçi ise çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi,
18. Engelli ise Engelli Raporu Fotokopisi,
19. Engelli indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınmış indirim yazısı,
20. Eski hükümlü, terör mağduru veya engelli işçinin İşkur müracaat kayıt evrağı,
21. İşin niteliği araç kullanmayı gerektirdiği durumlarda ehliyet fotokopisi,
22. Her ay işçiye verilmesi zorunlu olan imzalı ücret hesap pusulası ve ya imzalı bordo örneği,
23. İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi,
24. Fazla çalışma onay belgesi,
25. Yazılı sözleşme mevcut değilse ya da sözleşmede ulusal bayram ve genel tatil günleriyle ilgili hüküm yoksa ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışma onay belgesi,
26. On sekiz yaşından küçük ise ebeveyninin muvafakatnamesi,
27. Hamile olan bir bayan ise doğumdan önce üç haftaya kalıncaya kadar çalışması halinde üç hafta kalana kadar çalışabileceğine ilişkin doktor onayı,
28. Yıllık ücretli izinleri gösteren ve işçinin imzasını taşıyan izin kayıt belgesi,
29. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin yapıldığını gösteren belgeler, iş sağlığı ve güvenliği çalışma belgesi (mesleki yeterlilik belgesi),
30. İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçinin imzasını taşıyan belgeler,
31. İşçiye işin niteliğine göre teslim edilmiş olan araç ve gereçler var ise bunların zimmet belgesi,
32. İşçinin yaşadığı iş kazası tutanağı,
33. İşçinin geçici iş göremezlik durumuna ilişkin istirahat raporu örneği ve iş göremezlik raporu örneği,
34. İşçinin her türlü ücretli ya da ücretsiz izin, mazeret izni, doğum izni, emzirme izni ya da diğer izin talep belgeleri,
35. Fazla çalışma karşılığında serbest zaman kullanmak isteyen işçilerin istekte bulunduğuna ilişkin dilekçeleri yani serbest zaman kullanım çizelgeleri,
36. İşçinin geçici olarak işyerinde değişiklik yapıldığı takdirde nakil bildirimleri ve işçinin rızasını gösteren belge,
37. İşçinin terfisi ile ilgili belgeler, iş şartlarında değişiklik varsa buna ilişkin anlaşma ya da muvafakat belgeleri, maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, görevlendirme yazıları,
38. Performans değerlendirme formları,
39. Ücret kesme cezası gibi bir durumun varlığı halinde nedenini gösteren belgeler,
40. İmzasının olduğu çalışma belgesi
41. SGK işten ayrılma bildirgesi,
42. İşçiye çalışma süresince yapılan bildirimler ve savunma istenmiş ise istem yazısı ile verilen savunmalar,
43. İşçi istifa ederek işten ayrıldığı takdirde işçinin istifa dilekçesi,
44. İş sözleşmesi sona erdiğinde işçiye yapılan ödemeleri gösteren ibraname ya da belgeler, işçinin imzalı kıdem ve ihbar tazminatı bordroları,
45. İş sözleşmesinin feshine ilişkin bildirimler ve belgeler, haklı fesih var ise bu durumu kanıtlayan belgeler,
46. İşçiye noterle yapılan bildirimler, ihbarnameler,
47. İşçi hakkında yapılan tüm resmi yazışma örnekleridir.

Sonuç olarak, işçi özlük dosyasında bulunması gerekenler sıralandığında görüleceği üzere, uzman ve mevzuata hakim bir iş avukatına danışarak bu konuda bilgi almak ve gerekenleri onun yardımı ile yapmak en akıllıca çözüm yoludur. Ayrıca ileride bir uyuşmazlık ve dava yolu ile karşılaşıldığında iş hukukunun işçiyi koruyan bir hukuk dalı olması ve iş davalarında çoğu zaman ispat yükünün çoğu zaman işverenin üzerinde olması nedeni ile işçi özlük dosyasının tutulması ile ispata yarar bir çok evrak olacaktır. Böylelikle hem eksiksiz bir düzenleme gerçekleştirerek herhangi bir cezaya maruz kalmazsınız hem de oluşabilecek muhtemel dava kayıplarının çözümünü sağlarsınız.