E-Arşiv ve Hukuki Boyutu
                                                E-Arşiv ve Hukuki Boyutu

E-arşiv, kağıt ortamında düzenlenme ve saklanma zorunluluğu bulunan faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara uygun olarak elektronik biçimde oluşturulmasını, iletilmesini ve saklanmasını sağlayan bir uygulamanın 2.basamağıdır. Ülkemizde bu uygulama, 2016-2019 Ulusal E-Devlet Stratejisi ve Eylem Planı ile birlikte 2014 yılında ve 2016 yılında yapılan düzenlemelerle sistemli hale getirilmeye çalışılmıştır. Bu uygulamanın 1.adımı e-ticaret sitelerinin e-faturaya geçmesidir. 2.adımı ise e-arşiv uygulamasına geçilmesidir.

E-Arşivin Avantajları

E-arşiv uygulaması, hem e-ticaret sitelerine hem tüketicilere birçok kolaylık sağlamaktadır. Bunlardan bazıları ise şunlardır;

  • E-ticaret siteleri, bu uygulamaya geçerek faturaların bir örneklerini 10 yıl boyunca saklamak zorunlulukları bulunmamaktadır. Bu durumda kağıt, yer, maliyet ve zaman tasarrufu sağlamakla birlikte çevreci de bir uygulamadır.
  • Kişiler vergi mükellefi olsun ya da olmasın, alışveriş işlemini yaptıktan sonra bu uygulama ile her türlü faturaya anlık erişim ve genel rapor süreçlerine anında erişim sağlayabilmektedirler.
  • E-ticaret siteleri, ürün ya da hizmetin satışından sonra, kişilerin e-posta adreslerine ya da cep telefonlarına söz konusu faturayı gönderebilmektedir.
  • Söz konusu uygulama e-ticaret sitesi tarafından gerekli olan diğer altyapılar da sağlandığında bankalar ile entegre edilip hızlı finansal sonuçlar alınabilinmektedir.

E-Arşiv İşlemleri Sırasında Dikkat Edilmesi Gerekenler

E-arşiv işlemleri sırasında dikkat edilmesi gerekenler ve bu sistemin özellikleri ise şunlardır;

  1. Bu sistemden faydalanmak isteyen e-ticaret siteleri öncelikli olarak bu dönüşümün 1.basamağı olan e-fatura sistemine geçmeli ve ardından da sistemin 2.basamağı olan e-arşiv uygulamasına geçmeleri gerekmektedir.
  2. Söz konusu sisteme başvuru için, www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan başvuru kılavuzuna uygun şekilde gerekenleri yaparak Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapmaları gerekmektedir. Ayrıca e-ticaret siteleri kendi sistemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine entegre ederken ISO27001, ISO22301 ve TS13298 belgelerine de sahip olmaları gerekmektedir.
  3. Bu sistem dahilinde hazırlanan e-faturalar, nitelikli elektronik sertifika ile imzalanıp mali mühürle garanti altına alınmaktadır.
  4. Bu sisteme geçilmesi ile birlikte, e-ticaret siteleri muhafaza ve ibraz yükümlülüklerinden kurtulmamaktadırlar. Sistem her ne kadar her an ulaşılabilecek bir depo alan öngörse de hukukta belirtilen süreler dahilinde e-faturanın kağıt üzerine basılmış hali istenildiğinde ibraz edilmesiyle de mükelleftirler.
  5. Belirlenen standart ve forma uygun düzenlenmeyen, düzenlense bile e-fatura aracılığı ile gönderilmeyen ve alınmayan e-faturalar, Vergi Usul Kanununa göre düzenlenmiş bir fatura hükmü taşımamaktadır.
  6. Bu sistemde hazırlanan söz konusu faturaların kağıt üzerine basım işi, e-ticaret sitesi tarafından yapılabilmektedir. Bu konuda herhangi bir şekil şartı bulunmamaktadır.
  7. Bu sistemden yararlanan e-ticaret siteleri, sistemlerini kesintisiz 7 gün 24 saat fatura ve ilgili mesajları alabilir ve gerekli diğer işlemleri yapabilir olmak üzere açık konumda tutmak zorundadırlar.
  8. Bu sistem ile birlikte, sadece e-fatura kullanan kişilere değil, diğer tüm kişi ve kurumlara da e-fatura düzenlenebilmekte ve gönderilebilmektedir. Yani TC kimlik numarası sahibi tüm bireylere, kayıtlı e-posta (KEP) ya da standart e-posta (SEP) üzerinden imzalı ve irsaliye yerine geçen bir belge olarak e-arşiv faturası gönderilebilmektedir.
  9. Ancak söz konusu faturanın bir kopyasını, kağıt üzerine çıktı alıp e-ticaret sitesi yetkilileri tarafından imzalanması ile birlikte söz konusu kişi ya da kurumlara ürün teslimi sırasında da gönderilmesi gerekmektedir. Böylece söz konusu belge fatura irsaliyesi yerine de geçmektedir.
  10. Hukukumuzda belirtilen kağıt fatura düzenlemelerinde olduğu gibi e-ticaret siteleri, ürünün teslimi ya da hizmetin ifasının yapılmasının ardından en fazla 7 gün içerisinde e-fatura düzenlemeleri gerekmektedir.
  11. Ayrıca e-fatura uygulamasına kayıtlı e-ticaret sitelerinden ürün ihracı ve yolcu beraberinde eşya ihracı faturası düzenleyecek olanlar, söz konusu faturalarını da 01/01/2017 tarihinden itibaren e-fatura olarak düzenlemeleri ve bu sisteme geçiş yapmaları gerekmektedir.
  12. E-ticaret siteleri, belirli dönemlerde Gelir İdaresi Başkanlığı’na arşivlenen e-arşiv faturalarının raporlamasını da yapması gerekmektedir.

E-Arşiv Kapsamında E-Faturada Belirtilmesi Gereken Hususlar

E-arşiv kapsamında düzenlenilecek e-faturada belirtilmesi gereken hususlar şunlardır;

  1. E-ticaret işleminin yapıldığı internet adresi ve diğer bilgileri,
  2. E-ticaret sitesi tarafından satışa konu olan ürün ya da hizmetin nitelikleri,
  3. Müşterinin ürün ya da hizmetin bedelini ödeme şekli ve ödeme tarihi,
  4. Gönderiyi taşıyanın adı soyadı ve vergi kimlik numarası ya da tc numarası,
  5. İade halinde ise malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins miktar birim fiyat ve tutar bilgileri ve söz konusu ürünle birlikte gönderilmelidir.
  6. Ayrıca üzerinde bu satış internet üzerinden yapılmıştır ifadesi de bulunmalıdır.

E-Fatura Oluşturma Biçimleri

E-arşiv uygulamasında e ticaret siteleri, e-faturalama işlemlerinin kesileceği kişiye göre farklı uygulamalar gerçekleştirmektedir. Buna göre;

1-E-fatura  uygulamasına kayıtlı olanlar için; yani e-arşiv uygulamasının 1.basamağına dahil olanlar için düzenlenecek faturaların e-fatura olarak oluşturulması, iletilmesi, muhafazası ve istenildiğinde ibrazı zorunludur.

2E-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerive diğer alışveriş yapan kişiler için; yani söz konusu uygulamanın 2.basamağına geçiş yapmış e-ticaret siteleri, bu kişi ya da kurumlara karşı bu sistem sayesinde e-fatura kesebilmekte ve gönderebilmektedir. Bunun için sistemden kesilen e-faturanın bir örneği ile kâğıt ortamına aktarılabilir görüntüsünü de ekleyerek elektronik ortamdan gönderilebilmektedir. Ancak genel olarak bu kişilere ürün ya a hizmet teslimi sırasında e-faturanın kâğıt üzerine dökülmüş hali ile birlikte gönderilmektedir. Kâğıt üzerine düzenlenmiş fatura da, irsaliye fatura yerine kullanılabilmektedir. Ancak faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi ve irsaliye yerine geçer ibaresinin üzerine eklenmesi de zorunludur.

Sanal POS (vPOS)

Başta e-ticaret siteleri olmak üzere, yaygın bayi ağı olan şirketler tahsilât işlemlerini sanal pos üzerinden gerçekleştirebilmektedir. E-arşiv ve e-faturaya geçen, sanal pos kullanıcısı olan e-şirketler ödeme ve tahsilât işlemlerini gerekli entegrasyonun yapılması ile sorunsuz olarak kullanabilmektedir.

Mali Mühür

Vergi Usul Kanunu kapsamında kullanılmak üzere, e-arşiv uygulamasından faydalanmak isteyenlerin edinmesi gereken bir elektronik sertifikadır.

Yazıyı Paylaş
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
Yorum yazın:

*

E-posta adresiniz yayınlanmayacaktır

© 2017 MIHCI HUKUK BÜROSU | İSTANBUL

logo-footer

SOSYAL MEDYADA BİZ: